34 tỉnh, thành phố tiếp nhận Hệ thống số hóa tài liệu D-IONE, tăng tốc chuyển đổi số hành chính công

Hôm nay 18/9, Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương hai cấp và Chuyển giao Hệ thống/Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số đã khai mạc tại Hà Nội.

Sự kiện nằm trong chương trình hoạt động do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 18/9 đến 26/9/2025 tại 3 khu vực (miền Bắc, miền Trung và miền Nam), nhằm tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.

Hội nghị là cơ hội để các địa phương và cơ quan quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ các cấp cùng trao đổi, đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp. Đồng thời đánh giá tình hình thực hiện Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020-2025 và các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II.

Ông Đặng Thanh Tùng. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ bày tỏ tính cấp thiết của chuyển đổi số trong công tác quản lý văn thư lưu trữ

Gỡ “nút thắt” khi chuyển giao mô hình chính quyền 2 cấp

Chia sẻ tại Hội nghị, các đại biểu cho biết số lượng tài liệu tồn đọng của tỉnh, thành phố đang rất lớn, nhiều tài liệu bàn giao chưa được chỉnh lý. Trong khi đó, kho lưu trữ chưa được đáp ứng nhu cầu hiên tại, chủ yếu tận dụng trụ sở cũ để chứa. Điều này khiến tài liệu dồn ứ tại các xã, phường, gây khó khăn cho việc bảo quản cũng như khai thác, sử dụng.

Đại biểu từ các tỉnh, thành phố chia sẻ những vướng mắc trong công tác quản lý văn thư lưu trữ

Thực tế cho thấy, đây là tình trạng khá phổ biến tại nhiều địa phương. Quá trình chuyển giao sang mô hình mới khiến khối lượng tài liệu bàn giao giữa các đơn vị trở nên rất lớn và phức tạp, đặt ra nhiều thách thức cho công tác văn thư – lưu trữ.

Trong bối cảnh bộn bề và gấp rút đó, công tác văn thư - lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, liên thông, khoa học của quản lý trị nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành chính quyền.

D-IONE - Trợ thủ đắc lực cho chính quyền 2 cấp

Bên cạnh việc giải đáp thắc mắc, ghi nhận các khó khăn để đề xuất phương hướng giải quyết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số cho các địa phương để triển khai cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin của địa phương. Qua đó, góp phần nâng cao năng lực quản lý dữ liệu, tạo nền tảng để các địa phương xây dựng hệ thống lưu trữ số đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc.

D-IONE là hệ thống số hóa tài liệu toàn trình do FSI phát triển, được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, đáp ứng chuẩn đầu ra theo Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa - từ tải tệp (filee) lên, quét, xử lý, nhận dạng ký tự (OCR, ICR, OMR) đến phân loại, biên mục, lưu trữ và tra cứu.

D-IONE tích hợp công nghệ AI như học máy (machine learning), học sâu (deep learning) để nhận dạng chữ in, chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác tới 99%, giúp xử lý khối lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn, tiết kiệm đáng kể chi phí và nhân lực.

Đặc biệt, D-IONE được thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn thông tin cấp độ 4, kết hợp mã hóa dữ liệu trong toàn bộ vòng đời số hóa. Hệ thống có khả năng phân quyền người dùng chi tiết, giám sát truy cập thời gian thực và sao lưu đa tầng, đảm bảo dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan không bị rò rỉ, không bị thất thoát và luôn sẵn sàng khi cần.

Trong bối cảnh khối lượng tài liệu lưu trữ tại các địa phương ngày càng gia tăng sau quá trình sáp nhập, việc đưa vào vận hành hệ thống D-IONE sẽ giúp các địa phương quyết tình trạng tồn đọng tài liệu, hạn chế rủi ro mất mát, nâng cao hiệu quả khai thác thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành. Đặt nền móng xây dựng một hệ thống lưu trữ số quốc gia hiện đại, an toàn và đồng bộ, góp phần thực hiện thành công Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị và Quyết định 71/QĐ-TTg về bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

Thực tế cho thấy, D-IONE đã được áp dụng hiệu quả tại hơn 1.600 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên cả nước, xử lý thành công hàng trăm triệu trang tài liệu ở nhiều định dạng: hồ sơ hành chính, tài liệu pháp lý, dữ liệu chuyên ngành… Kết quả này khẳng định tính tin cậy, hiệu quả và khả năng triển khai rộng rãi của hệ thống.

Ông Đoàn Huy Thuận, Tổng giám đốc FSI chia sẻ: “Với D-IONE, FSI không chỉ mang đến một sản phẩm công nghệ, mà còn mong muốn được đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp gìn giữ, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu - một nguồn lực đặc biệt quan trọng trong quản lý, điều hành và phát triển đất nước”.

Ông Thuận cũng cho biết thêm, ngoài việc chuyển giao quyền sử dụng miễn phí Hệ thống D-IONE, FSI còn tiếp tục hỗ trợ sát sao cho các địa phương: từ cài đặt hệ thống, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật vận hành…, cho đến cung cấp dịch vụ, nhân lực thực hiện, đồng hành cùng địa phương trong quá trình chuyển đổi số, từng bước hiện đại hóa công tác điều hành - quản trị.

HM