Truyền thông hợp nhất: nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp

TS. Trần Tuấn Hưng

1. Truyền thông hợp nhất và lợi ích

Trong ngôn ngữ của ngành công nghệ viễn thông nói riêng và công nghệ thông tin nói chung, truyền thông hợp nhất (Unified Communications hay UC) là thuật ngữ để chỉ đến môi trường hợp nhất dùng cho kết nối và phối hợp tương tác. Sự hợp nhất có thể được nhìn nhận từ hai khía cạnh, hoặc liên quan đến sự hợp nhất của các công nghệ truyền thông trên một  nền tảng chung, hoặc là sự hợp nhất của nhiều tính năng, giải pháp phục vụ liên hệ tương tác giữa các cá nhân, giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp (DN), tổ chức.

Trong ngôn ngữ của ngành công nghệ viễn thông nói riêng và công nghệ thông tin nói chung, truyền thông hợp nhất (Unified Communications hay UC) là thuật ngữ để chỉ đến môi trường hợp nhất dùng cho kết nối và phối hợp tương tác. Sự hợp nhất có thể được nhìn nhận từ hai khía cạnh, hoặc liên quan đến sự hợp nhất của các công nghệ truyền thông trên một  nền tảng chung, hoặc là sự hợp nhất của nhiều tính năng, giải pháp phục vụ liên hệ tương tác giữa các cá nhân, giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp (DN), tổ chức.

Ảnh minh họa: executivebrief

Từ khía cạnh thứ nhất, khi nói về UC, chúng ta nói về một nền tảng công nghệ hạ tầng chung cung cấp các dịch vụ truyền thông khác nhau. Hiện nay, khi truyền thông trên nền giao thức IP đang chiếm ưu thế tuyệt đối trên lĩnh vực công nghệ, phát triển nền tảng truyền thông IP hợp nhất là hướng đi đầy triển vọng mà các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ truyền thông đang theo đuổi.

Xét từ khía cạnh thứ hai, UC là hiện thân của một tập hợp các giải pháp, công cụ và tính năng phục vụ cho quá trình phối hợp hoạt động, liên hệ, thảo luận, chia sẻ thông tin trong phạm vi một DN hoặc giữa các DN với nhau. Một hệ thống UC điển hình sẽ bao gồm những giải pháp tiện ích như cho phép theo dõi, hiển thị trạng thái có/vắng mặt của từng cá nhân trong tổ chức, thiết lập mạng thoại, thiết lập hội nghị thoại, hội nghị truyền hình, sử dụng chung trang Web hoặc cơ sở dữ liệu (CSDL) hợp nhất cho thoại, email, fax. Các hệ thống UC được thiết kế và phát triển với giao diện tiện lợi, dễ sử dụng cho người dùng, tạo điều kiện cho họ có thể khai thác tối đa những thành phần/ứng dụng trong hệ thống. Một vài ví dụ gần gũi về các giải pháp có hỗ trợ UC là hệ thống thư điện tử Exchange 2007 của Microsoft hay Lotus Domino UC của IBM, cho phép hợp nhất các hình thức thư điện tử, thư thoại (voice mail), fax trong cùng một CSDL, và cho phép truy cập đến các nội dung đó từ các thiết bị đầu cuối khác nhau (máy tính, PDA, điện thoại di động).

Với hai khía cạnh trình bày ở trên, khi nhắc đến một môi trường UC, về mặt công nghệ chúng ta có thể đề cập đến một hoặc nhiều thành phần chủ chốt như sau:

- Các giải pháp hạ tầng mạng IP

- Các giải pháp thoại trên nền IP (còn được biết đến với tên gọi IP telephony hay VoIP)

- Các ứng dụng/phần mềm cung cấp tính năng trao đổi công việc, phối hợp hoạt động, chia sẻ thông tin trên nền tảng IP

- Trung tâm liên hệ và chăm sóc khách hàng (contact center)

Nếu độc giả tìm hiểu các bài viết phân tích và quảng bá UC có trên Internet, có thể tổng hợp được rất nhiều lý do khác nhau giải thích tại sao DN nên đầu tư xây dựng hệ thống UC trong hoạt động của mình. Xét trên quan điểm kinh doanh và doanh thu, một loạt các yếu tố hấp dẫn có thể được liệt kê, nhưng tựu trung lại thì lý do cốt lõi là UC hoàn thiện và tăng cường khả năng kết nối, trao đổi, truyền tải nhanh thông tin giữa các cá nhân của một DN, hoặc giữa các DN với nhau. Điều này làm tăng hiệu quả hoạt động của DN và từ đó tăng giá trị kinh doanh cho DN.

Trong cơ cấu tổ chức của một DN thường có nhiều ban phòng, tổ chức với chức năng khác nhau. Quy mô DN càng lớn thì mạng lưới các ban phòng càng trở nên phức tạp hơn. Do tính năng kinh doanh rộng, một công việc hay dự án cần có sự hợp sức giải quyết của nhiều bộ phận khác nhau trong DN. Một phần lớn thời gian cho những công việc mang tính dự án như vậy là thời gian dành cho họp bàn (thống nhất lịch trình công việc, xem xét tiến độ công việc, giải quyết các vấn đề tồn đọng hoặc phát sinh…). Môi trường UC sẽ giúp quá trình và phương thức phối hợp hành động, họp bàn trở nên dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng hơn. Các công cụ, ứng dụng của UC cho phép thảo luận công việc trực tuyến theo các phương thức sống động và đa dạng (như thoại có hình ảnh, hội nghị truyền hình, hội nghị qua Web), mang lại sự thuận tiện tối đa. Những người liên quan trong dự án có thể tham gia vào công việc thảo luận chung mà không bị cản trở bởi vị trí vật lý thực tế của họ trong khuôn viên của DN. Nói cách khác, họ có thể thảo luận và hội họp từ xa không khác gì khi tất cả mọi người tập trung tại một địa điểm phòng họp.

Hình 1. Sử dụng các ứng dụng UC trong quy trình hoạt động của dự án

Hình 1 là một ví dụ sử dụng nền tảng và các ứng dụng UC để giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh trong dự án [1]. Tất cả các quá trình từ lúc người quản trị dự án nhận được yêu cầu thay đổi (change request) đến khi anh ta tổ chức thành công và kết thúc cuộc họp trực tuyến đưa ra giải pháp được diễn ra nhanh chóng. Đó là do người quản trị dự án đã sử dụng tối đa tiện lợi của các ứng dụng UC, thiết lập hội nghị truyền hình qua Web, thảo luận và đưa ra quyết định qua phương pháp trực tuyến. Đồng thời còn ghi lại nội dung cuộc họp trực tuyến dưới dạng tệp (file) để gửi cho những cá nhân vắng mặt có thể xem lại và cùng cập nhật. Như vậy, thay vì phải tốn nhiều thời gian cho công việc tổ chức họp theo cách truyền thống là triệu tập mọi người đến cùng một phòng họp, UC đã làm giảm đáng kể thời gian xử lý tình huống.

Tổng kết lại, UC tăng cường khả năng:

- kết nối mọi lúc mọi nơi

- phản ứng nhanh của nhóm làm việc trước những biến đổi đợt xuất trong kế hoạch công việc

- chia sẻ kịp thời thông tin giữa các thành viên trong nhóm

- họp bàn trực tuyến thảo luận và thống nhất công việc. 

Nói một cách khác, UC thúc đẩy và tối ưu hóa các tính năng 3C (Connect, Communnication, Collaborate): kết nối, trao đổi thông tin và phối hợp hoạt động. Điều này mang lại khả năng phản ứng nhanh, nhạy bén của DN trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, một yếu tố không thể thiếu cho thành công của DN.

2. Cùng xây dựng sự nhìn nhận chính xác về UC

Nhu cầu và tầm quan trọng của sự phối hợp hoạt động giữa các các cá nhân, giữa các bộ phận trong một DN hay tổ chức đã luôn luôn tồn tại, và đã được (hoặc ít nhất là phần nào đã được) giải quyết. Các hệ thống điện thoại cố định nội bộ PBX (Private Branch Exchange) đã được đưa vào sử dụng từ lâu. Vì thế câu hỏi thường được đặt ra từ phía các nhà điều hành DN là vậy có gì là động lực và động lực đó lớn đến đâu để đầu tư xây dựng một hệ thống UC trên nền tảng IP? Nhiều DN vẫn còn chần chừ trong việc đầu tư xây dựng và triển khai UC. Chủ yếu là do họ đang có những nhận định chưa hoàn toàn chính xác về UC. Trong phần này của bài viết, chúng ta cùng điểm qua về những nhận định thường gặp như vậy về UC và xem xét các lập luận phản biện đánh giá đúng bản chất của vấn đề [2].  

Nhận định thường gặp: Nếu không có sự cố gì xảy ra, không có lý do để sửa chữa. Vì vậy nếu DN đã có sẵn hệ thống PBX và hệ thống này đang hoạt động tốt thì không cần thiết phải chuyển đổi hệ thống sang UC trên nền tảng IP.

Lập luận phản biện: Với xu hướng hội tụ trong công nghệ, thực tế hiện nay là tất cả các hệ thống và hạ tầng truyền thông đều được đặt trên nền móng hạ tầng IP. Với hệ thống PBX trên nền tảng công nghệ TDM (Time Division Multiplexing), tuy rất thích hợp cho hệ thống điện thoại, DN sẽ không có được những tính năng nổi trội do công nghệ IP mang lại. Đó là các tính năng linh hoạt và mềm dẻo trong việc sử dụng tài nguyên mạng, chưa kể đến các tính năng không dây và di động. Sự phối hợp hoạt động có hiệu quả cao (điều mà với các hệ thống PBX chỉ đáp ứng được phần nào) do nền tảng IP và truyền thống hợp nhất mang lại sẽ giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các chu trình hoạt động. Từ đó làm tăng giá trị kinh doanh của DN. 

Nhận định thường gặp: Công nghệ truyền thông bản chất là lưu chuyển thông tin. Vì thế giao thức lưu chuyển là IP hay TDM thì đều như nhau.

Lập luận phản biện: UC về bản chất là tập hợp những công nghệ bao phủ các thuộc tính rộng hơn rất nhiều so với các giao thức lưu chuyển thông thường. Truyền thông hợp nhất được tích hợp vào sự phối hợp trong nội bộ công ty, tích hợp với CRM (Customer Relationship Management), cho phép điều khiển và quản lý nguồn lực, giám sát thời gian và cung cấp một loạt các chức năng hoạt động khác. Một giao thức lưu chuyển thông thường không có được những tính năng như vậy.

Nhận định thường gặp: VoIP là ứng dụng cho người sử dụng (NSD) đầu cuối đơn lẻ, không nên dùng cho các công ty lớn vì thiếu tính bảo mật và độ tin cậy.

Lập luận phản biện: Skype, Yahoo Messenger và những ứng dụng trò chuyện trực tuyến khác cho phép NSD đầu cuối nói chuyện thoại với nhau dựa trên công nghệ VoIP. Tất nhiên khi lưu lượng VoIP được chuyển qua mạng Internet diện rộng, việc áp dụng các chính sách bảo mật và đảm bảo chất lượng dịch vụ là tương đối khó khăn và chưa được thực thi 100% tại thời điểm hiện nay. UC tuy cũng hoạt động trên nền tảng VoIP, nhưng được sử dụng trong mạng nội bộ (hoăc mạng LAN nội bộ hoặc sử dụng mạng WAN nhưng với những công nghệ thích hợp như mạng riêng ảo VPN) nằm trong tầm kiểm soát của DN. Khi sử dụng một giải pháp tổng thể về UC, các thiết bị định tuyến (router), các phần mềm ứng dụng đều có tính năng hỗ trợ quản lý và kiểm soát chất lượng và mức độ bảo mật của kết nối VoIP. NSD đầu cuối bên cạnh đó còn được cung cấp độ tương tác cao hơn các chương trình trò chuyện (chatting) thông thường. Ví dụ như các thiết bị điện thoại IP đầu cuối đều cung cấp giao diện hiển thị đa năng, cho phép NSD có thể tự thực hiện các điều chỉnh cấu hình một cách dễ dàng.

Nhận định thường gặp: VoIP là một trong những ứng dụng mạng của UC. Sự triển khai của VoIP sẽ làm giảm nhu cầu về các nhân lực đang có kỹ năng chuyên sâu trong lĩnh vực thoại.

Lập luận phản biện: Đây là sự lo ngại của các chuyên gia về thoại. Theo nhận định ở trên, khi UC được triển khai, thoại cũng sẽ chỉ là một ứng dụng trên nền IP như bao ứng dụng khác. Vai trò và nhu cầu cho kiến thức chuyên môn về thoại sẽ không cần nữa, dẫn đến sự thất sủng của các chuyên gia về thoại. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu NSD, vẫn rất cần có các chuyên gia có kiến thức chuyên sâu về đặc tính của thoại. Có như vậy mới có thể đảm bảo được tốt nhất tính bảo mật cũng như chất lượng thoại trên nền IP. Vai trò và tầm quan trọng của các chuyên gia công nghệ thoại vì thế vẫn rất quan trọng và cần thiết.

Nhận định thường gặp: Quá trình chuẩn hóa cho UC trên nền tảng IP vẫn đang còn tiếp diễn. Vì vậy, cách khôn ngoan là đợi đến khi quá trình chuẩn hóa thật sự kết thúc thì mới nên triển khai UC trên nền IP

Lập luận phản biện:  DN lo ngại rằng sự phát triển nhanh của công nghệ sẽ làm lỗi thời và thay đổi các chuẩn hiện hành, dẫn đến những đầu tư cho UC hôm nay có thể sẽ bị nhanh chóng thay thế hoàn toàn, kéo theo sự lãng phí lớn về đầu tư. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Một mặt, đúng là sự phát triển của công nghệ IP làm xuất hiện những giao thức, công nghệ mới. Nhưng mặt khác những phát triển đó đều mang tính chất kế thừa, xuất phát từ các nền tảng đã có. Ví dụ SIP (Sesion Inition Protocol), IMS (IP Multimedis Subsystem), LDAP (Lightway Directory Access Protocol) là những công nghệ được sử dụng trong UC, đều đã có nguồn gốc từ lâu trong nền công nghệ IP. Chúng đều giữ được tính đồng hoạt động và có thể tích hợp thêm vào hạ tầng IP sẵn có mà không cần tái đầu tư toàn bộ. 

Nhận định thường gặp: Về mặt bảo mật, các hệ thống truyền thông trên nền tảng IP dễ bị tấn công hơn là những hệ thống truyền thông cổ điển thông thường.

Lập luận phản biện:  Thực tế không phải như vậy. Trong hệ thống UC, nhiều biện pháp và giải pháp bảo mật được đưa vào sử dụng cho cả tầng IP, tầng ứng dụng, và hệ thống thoại. Đó là những biện pháp tăng cường tính bảo mật như mã hõa luồng lưu lượng thoại, dùng cơ chế AES (Advanced Encryption Standard), các cơ chế xác thực, giải pháp tích hợp hạ tầng PKI (Public Key Infrastructure), các giải pháp điều khiển đầu vào (Network Admission Control). Ngoài ra, ngay cả luồng thông tin báo hiệu (signalling) cũng được bảo vệ, mã hóa bằng nhiều công nghệ như Transport Layer Security (TLS), Secure Sockets Layer (SSL), Secure Real-Time Protocol (SRTP).

Nhận định thường gặp: Để xây dựng hệ thống UC trên nền tảng IP, toàn bộ các tài nguyên của hệ thống hiện tại cần phải được thay thế, đầu tư mới.

Lập luận phản biện: Với một lộ trình xây dựng hợp lý, có sự tư vấn của các hãng cung cấp giải pháp, việc thay thế sẽ không xảy ra tức thời. Thay vào đó là sự chuyển đổi dần dần theo nhu cầu, vẫn đảm bảo không phí phạm sự đầu tư của hệ thống cũ, nhưng từng bước cung cấp được các tính năng của môi trường UC. 

3. Các nhà cung cấp giải pháp UC

Các công ty hàng đầu về cung cấp giải pháp và sản phẩm mạng (Cisco, Nortel, Avaya, Siemens, Alcatel…) cũng như phần mềm hệ thống (IBM, Microsoft,..) đều đang thúc đẩy mạnh mẽ quá trình hoàn thiện và quảng bá các sản phẩm UC. Minh chứng rõ ràng nhất là mỗi công ty đều thành lập bộ phận chuyên sâu về các giải pháp UC: Microsoft có nhóm Unified Communications Group, Cisco có Unified Communications Business Unit, Avaya có Unified Communications Division.

Microsoft và Nortel đã công bố hợp tác trong lĩnh vực UC từ tháng 7/2006. Tính từ thời điểm đó Nortel và MS có công bố sự xuất hiện của các thiết bị phần cứng của Nortel (dòng Communications Softswitch) được tích hợp các công cụ phần mềm UC của Microsoft như Microsoft's Live Communications Server.

IBM và Cisco công bố kế hoạch hợp tác trong lĩnh vực UC vào tháng 3/2007. Theo đó, nền tảng công nghệ chung được đặt tên là UC2 (Unified Communication and Collaboration). Trong khuôn khổ của sự hợp tác, Lotus Sametime client sẽ được tích hợp vào Cisco IP phones, voice mail và công nghệ hội nghị. Hai bên cũng lên kế hoạch thiết kế client chuẩn bao gồm API (Application Programming Interface) của cả 2 bên và tạo ra nền tảng cho các kỹ sư phát triển có thể sáng chế ra những ứng dụng UC mới. Cũng nằm trong chiến lược phát triển UC, tháng 3/2007 Cisco đã bỏ ra 3.2 tỷ USD để mua lại WebEx Communications, một công ty chuyên về các giải pháp hội nghị qua Web. Để củng cố thêm vị thế của mình trong mảng công nghệ UC, IBM cũng đã mua lại WebDialogs, một công ty khác chuyên về cung cấp giải pháp hội nghị qua Web và các dịch vụ truyền thông với 500.000 thuê bao trên toàn cầu vào tháng 8/2007.

Đi sâu vào các sản phẩm UC cụ thể, Microsoft cung cấp các sản phẩm như sau:

- Microsoft Office Communications Server 2007 (tên mới của Live Communications Server)

- Microsoft Office Communicator 2007: đây là UC client dùng với Communications Server 2007 thiết lập VoIP qua softphone

- Microsoft Office Live Meeting: cho phép tạo lập hội nghị thoại hoặc hội nghị video từ PC

- Exchange 2007 có hỗ trợ Unified Communication cho phép sử dụng mail, fax, voice trong cùng 1 hộp thư (mailbox) duy nhất.

Hãng Cisco phân loại các sản phẩm UC của mình theo các lĩnh vực:

- Các ứng dụng UC (Unified Communications Applications)

- Thoại trên nền tảng IP (IP  Telephony)

- Kết nối liên lạc tới khách hàng (Customer Contact)

- Quản trị mạng thoại (Voice Network Management)

- Hạ tầng cơ sở của mạng truyền thông (Communications Infrastructure)

Trong mỗi lĩnh vực như vậy, Cisco cung cấp một dải sản phẩm rộng và phong phú, đáp ứng nhu cầu của từng quy mô DN cụ thể. Sản phẩm UC tiêu biểu của Cisco là Cisco Unified Communications System phiên bản 6.0 (ra mắt tháng 3/2007), một bộ các sản phẩm và ứng dụng UC, bao hàm từ hạ tầng mạng, bảo mật, tính di động, quản lý mạng, đến quản lý vòng đời.

Alcatel cung cấp OmniTouch Unified Communication, một tập hợp của các ứng dụng trên nền mạng IP, cho phép sử dụng và điều khiển các cuộc gọi, tin nhắn, thư điện tử, các thư viện, các công cụ cho phối hợp hoạt động và thông tin từ địa điểm bất kỳ, sử dụng bất cứ thiết bị đầu cuối nào và với bất cứ giao diện phần mềm nào.

Một thực tế là trong nhận thức của các DN, các hãng sản xuất cung cấp sản phẩm và giải pháp UC đã có một vị thế nhất định. Thống kê các câu trả lời cho câu hỏi “hãng sản xuất nào được DN đánh giá là nhà cung cấp giải pháp/sản phẩm UC hàng đầu?”  theo thăm dò của công ty Market Connections vào tháng 4/2007 (hỏi ý kiến 201 đại diện có tiếng nói quyết định tại các công ty viễn thông ở Mỹ) cho kết quả được hiển thị trong Hình 2 [3]. Theo đó, Cisco và Microsoft đang là những hãng được đánh giá cao nhất, chiếm 63% và 10% trong số các câu trả lời.

Hình 2. Đánh giá các nhà cung cấp giải pháp UC

3. Các bước triển khai UC

Như phân tích ở các phần trước, có sự tồn tại của một số nhận định ít nhiều chưa chính xác về sự cần thiết, tiềm năng và khả năng của UC. Đây cũng là một cản trở cần được khai thông cho sự phát triển hướng tới truyền thông hợp nhất. 

Một khi DN đã có nhận thức rõ về những lợi ích hệ thống UC có thể mang lại cho hoạt động kinh doanh của mình, câu hỏi tiếp theo sẽ là DN nên đi theo lộ trình triển khai nào. Mặc dù trong quá trình thực tế xây dựng UC, rất nhiều công việc và giai đoạn cần phải thực hiện, thậm chí phát sinh, nhưng về mặt tổng quan DN sẽ cần đi qua 4 bước cơ bản:

Bước 1: Đánh giá thực trạng và lượng hóa lợi ích của UC. Trong bước này, trước hết cần đánh giá toàn bộ và kỹ lưỡng thực chất cơ sở hạ tầng của DN, xem đã đáp ứng đến mức nào cho việc triển khai UC. Trên cơ sở đó và dựa vào thực tế các quy trình hoạt động đang diễn ra trong DN, xác định nên tích hợp các giải pháp UC ở mức độ nào, và liên quan đến đó là những lợi ích mà UC mang lại cho DN. Những lợi ích đó, nếu có thể, cần được cụ thể hóa và lượng hóa chi tiết đến mức tối đa (ví dụ như đánh giá các chỉ số về chi phí sở hữu TCO (Totalcost of Ownership), về hoàn vốn đầu tư ROI (Return of Investment) để làm cơ sở cho bước tiếp theo.  

Bước 2: Lựa chọn giải pháp. Sau khi xác định được mức độ UC phù hợp với nhu cầu và khả năng đầu tư, vấn đề tiếp theo là trong các hãng cung cấp giải pháp UC, hãng nào có những sản phẩm phù hợp nhất (bao hàm các mặt kỹ thuật, giá cả và những yếu tố liên quan khác) để lựa chọn. DN có thể lựa chọn giải pháp UC của nhiều nhà cung cấp khác nhau và tích hợp vào cơ sở hạ tầng của mình. Tuy nhiên, để sự đồng nhất trong hoạt động được đảm bảo ở mức độ tốt nhất, không nên chọn quá nhiều hãng cung cấp khác nhau, và thực tế khuyến cáo là không nên chọn nhiều hơn 2 hãng. Cần lưu ý rằng sự lựa chọn sản phẩm cụ thể sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số TCO, ROI (xem ví dụ cách đánh giá tại [4]).

Bước 3: Triển khai tích hợp giải pháp. Bước này tích hợp các giải pháp UC đã được lựa chọn vào cơ sở hạ tầng đang có. Ngoài ra, phạm vi công việc cũng bao gồm việc cung cấp cho NSD đầu cuối các thiết bị UC cần thiết, đào tạo cho họ làm quen và sử dụng môi trường UC cho công việc.

Bước 4: Thử nghiệm và đưa vào hoạt động. Sau khi Bước 3 được thực hiện, hệ thống UC sẽ được đưa vào sử dụng. Khuyến cáo nên sử dụng thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước khi sử dụng trong phạm vi toàn DN, đặc biệt là trong trường hợp quy mô của hệ thống UC lớn và phức tạp.

Ví dụ cụ thể cho một DN cỡ nhỏ (có dưới 250 NSD đầu cuối), sau khi phân tích kỹ những lợi ích của UC đã quyết định triển khai (Bước 1). Đánh giá cở sở hạ tầng sẵn có cho thấy UC có thể đạt được bằng việc xây dựng nền tảng VoIP và tích hợp thêm các ứng dụng cung cấp các tính năng đồng hoạt động phối hợp tương tác trên nền tảng đó. Để đạt đến mục đích này, giải pháp tổng thể của hãng Cisco cho môi trường UC của các DN nhỏ được lựa chọn (Bước 2). Đó là sử dụng các máy điện thoại IP (Cisco Unified IP phone) cho người dùng đầu cuối, sử dụng phần mềm điều khiển hệ thống Cisco Unified Communications Manager Express, phần mềm Cisco Unity Express để cung cấp voice mail và các dịch vụ trả lời tự động (automated attendant services), các  bộ chuyển mạch tích hợp (integrated services routers) tầm nhỏ hoặc vừa. Sau khi đã tích hợp các giải pháp và thiết bị trên (Bước 3), quá trình chạy thử nghiệm cho một bộ phận của DN được tiến hành và sau đó là chính thức đưa vào sử dụng (Bước 4).

4. Lời kết

Động lực thúc đẩy sự phát triển của công nghệ IT là để đáp ứng ngày càng tốt hơn những nhu cầu phát sinh trong công việc và cuộc sống. Đó cũng chính là mục đích của xu hướng UC, xét trên cả hai phương diện là nền tảng công nghệ IP chung và là những ứng dụng, giải pháp tích hợp cho phép hợp nhất các hình thái trao đổi thông tin, phối hợp, hợp tác trong nội bộ một tổ chức, DN hay giữa các tổ chức, DN với nhau. Bài viết đã giới thiệu khái niệm UC cùng những lợi ích liên quan, phân tích các nhận định về vai trò và tiềm năng của UC, cũng như giới thiệu ngắn gọn bức tranh toàn cảnh về các hãng cung cấp giải pháp UC.

Hiện nay tại Việt Nam, UC hiện chưa được thật sự chú ý đầu tư, có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau:

- quy mô DN và tính chất kinh doanh chưa làm phát sinh nhu cầu thật sự cần thiết về môi trường UC

- một số nhận định chưa chính xác về UC (như đã được trình bày) dẫn đến không/chưa có nhu cầu cho hệ thống UC

- ban lãnh đạo/quản lý DN chưa quan tâm đến UC như một công cụ hữu ích có thể làm tăng đáng kể hiệu quả hoạt động của DN

- phong cách và văn hóa làm việc trong DN  vẫn chưa tiếp nhận ngay cách làm việc hội họp, phối hợp trực tuyến mà không ngồi bàn bạc trực tiếp.

Tiềm năng, cơ hội triển khai UC tại Việt Nam hiện tại chỉ đang tập trung vào mảng thị trường bao gồm các công ty đa quốc gia có đại diện tại Việt Nam và các tổng công ty, DN lớn. Các công ty đa quốc gia có nguồn vốn và có nhu cầu cho UC vì họ yêu cầu sự phối hợp nhanh và hiệu quả giữa các chi nhánh trên toàn cầu. Bên cạnh đó, các DN quy mô lớn trong nước và thực sự có nhu cầu về UC có thể là các hệ thống ngân hàng lớn có mạng lưới rộng trên toàn quốc (nhu cầu xây dựng trung tâm liên hệ, chăm sóc khách hàng), các tổng công ty  lớn như hàng hải, hàng không.

Xét tổng thể cho thị trường trong nước và thế giới, do nắm bắt sát nhu cầu của thực tế, UC đang và sẽ có những bước phát triển nhanh và mạnh trong thời gian tới, chiếm vị thế và tiềm năng ngày càng cao. Khẳng định này càng được củng cố thêm với dự đoán mới đây của công ty nghiên cứu và tư vấn IT có uy tín Gartner, theo đó UC sẽ là một trong mười công nghệ IT chiến lược hàng đầu trong năm 2008 của thế giới [5]. 

Tài liệu tham khảo

[1]. SIP: The Next Step in Converged IP Communications, Cisco White paper

[2]. Debunking the myths of Unified Communication, Cisco White paper  

[3]. Unified Communication Survey, Market Connections Inc, June 2007

[4] Unified Communication ROI for Microsoft Office Communication Server 2007, White Paper, July, 2007

[5] www.gartner.com and http://www.networkworld.com/news/2007/100907-10-strategic-technologies-g...