Mẹo hay sử dụng templates trong MS Office cho người làm văn phòng

(ICTPress) - Dùng templates - tiết kiệm thời gian xử lý MS Word, Excel, PowerPoint

Sử dụng Templates (mẫu) là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tạo ra một tài liệu văn phòng phù hợp.

Các mẫu này được phát triển ngày càng ưu việt kể từ khi phiên bản MS Office 2010 ra đời đến nay. Với các mẫu được xây dựng sẵn, chúng ta có thể tạo ra các tài liệu văn phòng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng bất cứ lúc nào, từ một bức thư, một tờ rơi quảng cáo, một báo cáo hàng tồn kho đến một bài thuyết trình ấn tượng.

Các phần mềm ứng dụng trong bộ phần mềm Microsoft Office được thiết kế đồng nhất với nhau nên việc sử dụng chúng rất dễ dàng và hoàn toàn tương đồng với nhau.

Để tạo mới một tài liệu văn phòng sử dụng mẫu có sẵn, với Microsoft Office 2013, bạn có thể làm như sau:

Nhấp chuột vào thẻ FILE, phần backstage của Office sẽ hiện ra, ta chọn lệnh New, một danh sách các mẫu khả dụng có sẵn sẽ được liệt kê với hình ảnh minh họa như dưới đây.

Bạn hãy chú ý một chút, ở phía trên các danh sách này đã có sẵn một số các loại template được thiết kế theo từng chủ đề thông dụng nhất được chia thành từng nhóm (dựa theo kết quả tìm kiếm mẫu của người dùng), bạn có thể sử dụng các nhóm này để tìm kiếm nhanh chóng hoặc nhập thông tin liên quan đến tài liệu mình định xây dựng vào ô “Search for online templates” để tìm kiếm mẫu theo nội dung mình mong muốn.

Ví dụ, với mẫu “Welcome to Word”, rất nhanh chóng ta sẽ có một văn bản mới được thiết kế sẵn theo đúng phong cách mà ta đã chọn:

Như vậy chúng ta đã tạo ra được một tài liệu mới sử dụng một mẫu đã có sẵn. Lợi ích mà các mẫu mang lại cho chúng ta không chỉ có vậy, trong các mẫu này người thiết kế cũng đã tạo sẵn các thành phần quan trọng như: Style, theme font, theme color… giúp bạn có thể sử dụng nó để tạo, định dạng một văn bản chuyên nghiệp một cách nhanh chóng.

Tương tự như vậy với MS Excel, PowerPoint, Access… cũng có những mẫu tạo sẵn cho chúng ta sử dụng. Cần lưu ý: đa số các mẫu này đều được tải về từ hệ thống của Microsoft nên khi tìm kiếm mẫu chúng ta cần có kết nối Internet.

Học ở đâu thêm mẹo hay về Microsoft Office?

Khóa đào tạo MOS (Microsoft Office Specialist) cá nhân là khóa học chuyên về các kỹ năng thao tác ứng dụng tin học văn phòng Microsoft (MS Word, MS Excel và MS Powerpoint 2010), được thiết kế dành riêng cho học sinh sinh viên và người đi làm, nhằm cung cấp các kiến thức và kỹ năng từ cơ bản đến nâng cao về các ứng dụng tin học văn phòng.

Với khóa đào tạo MOS cá nhân, học viên sẽ được tiếp cận với phương thức học mới: vừa học vừa thực hành trên hệ phần mềm trực tuyến Certiprep của Microsoft, giúp tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất. Trước khi học, học viên được trải nghiệm bài thi MOS trong môi trường thi thật để xác định trình độ đầu vào, dựa trên đó học viên sẽ được xếp vào các khóa học phù hợp.  Những kiến thức và kỹ năng được trang bị sẽ giúp học viên tự tin đạt điểm cao trong bài thi MOS và phát huy khả năng cá nhân tối đa trong công việc. Đội ngũ giảng viên của Khóa đào tạo đều là các chuyên gia có chuyên môn cao và được Microsoft công nhận.

Khóa đào tạo MOS cá nhân được IIG Việt Nam - Đại diện chính thức và duy nhất tại Việt Nam, Lào, Campuchia và Myanmar của Certiport (Tổ chức độc quyền cung cấp bài thi MOS trên toàn thế giới) cung cấp.

Với tinh thần song hành và hỗ trợ cuộc thi Vô địch Tin học Văn phòng Thế giới MOSWC 2014, các khóa đào tạo MOS cá nhân khai giảng trong tháng 3 - 4/2014 sẽ dành ưu đãi đặc biệt cho học viên: giảm 30% học phí khóa học (đã bao gồm một bài thi MOS) và giảm 30% phí thi MOS cho học viên của khóa học khi thi lại. Hạn đăng ký: 5/3/2014 - 10/4/2014.

Để biết thêm thông tin và đăng ký cho khóa học, vui lòng liên hệ: IIG Việt Nam (04 3773 2411 (Ext. 165, 398) - Email: mos@iigvietnam.com - Website: www.mos.edu.vn    www.iigvietnam.com hoặc đăng ký nhanh tại đây.

QA