Cách sử dụng mã bưu chính Việt Nam để gửi bưu phẩm

(ICTPress) – Tại buổi Lễ phát động cuộc thi viết thư quốc tế UPU lần thứ 41 (năm 2012), Ban tổ chức cuộc thi đã thông báo các bài dự thi gửi về ban tổ chức ngoài phong bì có dán tem, ghi rõ địa chỉ người gửi/địa nơi nhận phải ghi thêm mã địa chỉ bưu chính. Đây là quy định mới của cuộc thi năm nay. Nhân dịp này, Ban tổ chức, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam (VNPost) giới thiệu đến các em và bạn đọc cách sử dụng mã bưu chính Việt Nam để gửi thư.

Trong những năm gần đây xu hướng ứng dụng tin học trong các lĩnh vực bưu chính ngày càng phát triển và đa dạng. Phần lớn các công việc từ giao dịch, khai thác tới quản lý... đều đã được tin học hoá. Một trong những khâu quan trọng trong sản xuất bưu chính là khai thác, chia chọn và phát bưu gửi sao cho chính xác, nhanh chóng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ gia tăng giá trị như xác nhận chứng từ thanh toán ngay từ khi bưu gửi tới trung tâm chia chọn giúp tăng nhanh thời gian quay vòng vốn của các doanh nghiệp... cần được quan tâm đúng mức. Để đạt được điều này, việc cần thiết là phải nhanh chóng “số hoá” địa chỉ bưu chính, chuyển thông tin về địa chỉ bưu chính từ dạng chữ viết sang dạng số nhằm giảm bớt chi phí và nâng cao độ chính xác cho việc nhận dạng địa chỉ bằng máy móc thay cho con người.

Hiện nay, hầu hết các nước phát triển trên thế giới đều đã có hệ thống mã địa chỉ bưu chính và được phổ cập sử dụng rộng rãi trong toàn dân. Trên cơ sở hệ thống mã này, các nước này đã sử dụng máy chia chọn tự động ứng dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) nhằm tăng năng suất và chất lượng trong khâu chia chọn Bưu chính.

Sử dụng mã bưu chính khi gửi thư, bưu gửi sẽ giúp cho việc khai thác, chia chọn, chuyển phát thư từ và bưu gửi được thuận lợi và nhanh chóng hơn; nhờ đó mà chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, hiện nay thông tin về mã bưu chính và các lợi ích của mã bưu chính còn khá lạ lẫm đối với đại bộ phận người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam, vì thế khách hàng chưa có thói quen sử dụng mã bưu chính khi gửi thư, bưu gửi.

 1. Khái niệm mã bưu chính

Mã bưu chính là một tập hợp các chữ số dùng để thể hiện một địa chỉ hoặc một cụm địa chỉ theo những nguyên tắc xác định nhằm giúp cho việc khai thác, chia chọn, phân phát thư từ, bưu gửi được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.

 2. Cấu trúc mã Bưu chính Việt Nam

Mã bưu chính Việt Nam gồm 06 chữ số được viết liên tục, trong đó:
- Hai chữ số đầu tiên tính từ trái sang phải xác định tỉnh/thành phố (gọi tắt là mã tỉnh/thành phố). Mỗi tỉnh/thành phố có thể có nhiều hơn một mã tỉnh/thành phố. Ví dụ: Thành phố Hà Nội có thể có các mã: 10xxxx, 11xxxx, 12xxxx, 13xxxx...
- Bốn chữ số đầu tính từ trái sang phải xác định quận/ huyện thuộc tỉnh/thành phố (gọi tắt là mã quận/huyện).
Mỗi quận/huyện có thể có nhiều hơn một mã quận/huyện. Ví dụ: Quận Đống Đa - Hà Nội có thể có các mã: 1150xx, 1168xx, 1170xx...
- Năm chữ số đầu tính từ trái sang phải xác định phường/xã thuộc quận/ huyện của tỉnh/thành phố. Mỗi phường/xã có thể có nhiều hơn một mã phường/xã. Ví dụ: Phường Láng Hạ - Quận Đống Đa - Hà Nội có thể có các mã: 11700x, 11711x...
- Sáu chữ số của mã bưu chính Việt Nam xác định được địa chỉ của đối tượng mang mã.

Ví dụ:

3. Các đối tượng được mang mã bưu chính Việt Nam

Các đối tượng được mang mã bưu chính gồm:

- Một đoạn các đường phố, ngõ, ngách

- Các tổ dân phố hoặc cụm dân cư ở thành phố

- Dãy nhà trong khu tập thể

- Thôn/ấp ở nông thôn

Các đối tượng được mang mã riêng theo nguyên tắc khác:

- Các khách hàng đặc biệt

- Các khách hàng lớn

- Các bưu cục thuộc mạng bưu chính công cộng do Bưu chính Việt Nam quản lý

- Các bưu cục thuộc Bưu điện trung ương

4. Lợi ích của mã Bưu chính Việt Nam

a. Đối với Bưu chính Việt Nam

Vai trò tự động hóa bưu chính

Mã bưu chính có vai trò quan trọng trong tự động hóa bưu chính. Bởi vì, mã bưu chính chỉ thể hiện thông tin cần thiết để phân biệt địa chỉ, không có sự dư thừa thông tin như địa chỉ thực nên sẽ tiết kiệm thời gian đọc, tiết kiệm bộ nhớ của tất cả các máy chia chọn tự động. Còn khi chia chọn thủ công, đọc mã địa chỉ bưu chính cũng nhanh hơn đọc địa chỉ rất nhiều và không dễ bị nhầm lẫn như khi đọc địa chỉ. Trình độ, kinh nghiệm của công nhân khai thác không cần đòi hỏi cao như khi đọc địa chỉ, công nhân chia chọn có khi chỉ cần hai số đầu và cuối cho một khoảng địa chỉ, không cần phải có kinh nghiệm và kiến thức về địa lý. Vì thế, năng suất lao động thủ công cũng tăng lên rất nhiều, giám sát sự căng thẳng cho công nhân chia chọn.

Vai trò trong quản lý bưu chính

Mã địa chỉ bưu chính có vai trò rất lớn trong quản lý bưu chính:

Thứ nhất, do hệ thống mã bưu cục là một tập con của mã địa chỉ bưu chính được bảo toàn theo nguyên tắc địa dư hành chính (ở mức độ nhất định) sẽ hỗ trợ cho công tác quản lý nghiệp vụ theo lưu lượng, doanh thu để có thể đề ra chiến lược phát triển các bưu cục một cách hợp lý với hiệu quả cao.

Thứ hai, trên cơ sở sử dụng mã địa chỉ bưu chính, công tác xác định luồng lưu lượng bưu chính sẽ thuận lợi tạo điều kiện cho việc xác định phương tiện vận chuyển phù hợp hoặc tối ưu hóa mạng vận chuyển bưu gửi.

Thứ ba, công tác quản lý chất lượng bưu chính cũng sẽ được hưởng lợi từ mã bưu chính do viêc xác định “thời gian lưu kho” của bưu gửi tại các trung tâm chia chọn sẽ do máy tự động xác định.

Thứ tư, khi mã bưu chính được sử dụng rộng rãi sẽ có lợi cho các dịch vụ thư lai ghép (hybrid mail) như DATAPOST, Bưu phẩm không địa chỉ, Quảng cáo trực tiếp… do địa chỉ người nhận đã được mã hóa giúp cho việc phân nhóm khách hàng được thực hiện ngay từ khâu in ấn, gấp lồng phong bì…

Thứ năm, đối với công tác giao dịch với khách hàng, mã bưu chính cũng hỗ trợ rất nhiều trong việc xác định bưu cục gần nhất với mã bưu chính người nhận có mở dịch vụ nào đó giúp cho giao dịch viên dễ dàng phục vụ khách hàng được thực hiện ngay từ khâu in ấn, gấp lồng phong bì…

Thứ sáu, mã bưu chính thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong quản lý sản xuất, quản lý các dịch vụ.

b. Đối với khách hàng

Lợi ích dễ thấy nhất khi sử dụng mã bưu chính là thư từ, bưu gửi sẽ được phát nhanh hơn và chính xác hơn. Viết mã bưu chính kèm địa chỉ sẽ giúp tránh mọi sai sót và chậm trễ do nhầm lẫn khi đọa địa chỉ viết bằng chữ viết tay như hiện nay.

c. Các lợi ích khác

Mã bưu chính còn đem lại nhiều lợi ích trong các lĩnh vực khác nhau như:

- Cung cấp dịch vụ đặc biệt để giảm chi phí cho các khách hàng lớn do bưu gửi của họ đã được in sẵn mã theo địa chỉ người nhận;

- Cung cấp dịch vụ gia tăng giá trị với các nhu cầu gửi các loại tạp chí, card quảng cáo, hàng quảng cáo trực tiếp;

- Cung cấp thông tin địa chỉ theo mã địa chỉ bưu chính;

- Gắn mã địa chỉ bưu chính với bản đồ hành chính để xác định các vùng có khả năng tiêu thụ hàng hóa…;

- Cung cấp mật độ dân cư tại các vùng cho công tác tiếp thị sản phẩm, dịch vụ…

- Xây dựng kế hoạch thương mại: định hướng phát triển kinh doanh, bán sản phẩm…;

- Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chỉ bưu chính cho khách hàng có nhu cầu thường quyên;

- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng kho vận đảm bảo phân phối sản phảm hợp lý, nhanh chóng với chi phí vận chuyển tháp nhất;

- Cung cấp thông tin cho công tác nghiên cứu thị trường; xây dựng quy hoạch cho tương lai…

5. Cách tra cứu và sử dụng mã bưu chính Việt Nam

a. Cách tra cứu mã bưu chính

Để biết được mã bưu chính của một địa chỉ, khách hàng có thể:

- Tham khảo thông tin tại các bưu cục của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

- Bưu chính Việt Nam đã in dạnh bạ mã bưu chính quốc gia để đặt tại các bưu cục. Khách hàng cần tra cứu mã bưu chính có thể tự tra cứu hoặc nhờ giao dịch viên tra cứu tại các bưu cục.

- Gọi điện thoại đến hệ thống Trung tâm hỗ trợ (Call Center) của Bưu chính Việt Nam: Khách hàng có thể gọi điện đến số 1900 545481 để yêu cầu tra cứu mã bưu chính mình cần.

- Truy nhập trang web: http://postcode.vnpost.vn/services/search.aspx

Trang tra cứu tông tin mã bưu chính Việt Nam

Tại ô “Tìm kiếm” cho phép tìm kiếm thuận từ mã ra “Cụm địa chỉ” hoặc ra “Bưu cục” tùy theo ô lựa chọn.

Hoặc cũng có thể cho phép tìm kiếm ngược: từ địa chỉ ra mã; trong đó để bảo đảm tính chính xác của thông tin cần tìm, các tên riêng nên đưa vào trong dấu ngoặc kép. Ví dụ như “Hà Nội”, “Nghi Tàm”, “Thuận An”… (Lưu ý: tiếng Việt nên sử dụng bộ gõ Unicode tổ thợp theo TCVN 6909:2001).

Việc tra cứu thông tin cho phép tìm trên toàn bộ địa chỉ (bao gồm cả tên phường/xã, Quận/huyện, Tỉnh/thành phố) nếu lựa chọn chức năng “tất cả”; Nếu lựa chọn “theo tên” thì chỉ tìm các thông tin liên quan trong các cụm địa chỉ.

b. Cách sử dụng mã bưu chính khi gửi thư từ, bưu gửi

Mã bưu chính được ghi cùng địa chỉ bằng 06 chữ số; Mã bưu chính phải được in hoặc viết tay rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa, gạch bẩn.

Đối với các bưu gửi trong nước

Các bưu gửi trong nước không cần thiết ghi rõ tên nước, mã địa chỉ ghi sau tên Tỉnh/thành phố, phân cách với tên tỉnh/thành phố ít nhất 1 ký tự trống. Ví dụ:

Người nhận: Nguyễn Văn A, Xóm Nà Chang, Xã Xuân Hòa, Huyện Hà Quảng, Tỉnh Cao Bằng 274623

Người nhận: Trần Văn B, Số 15, Ngõ 47, Phố Nguyên Hồng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội 117082

Đối với các bưu gửi từ nước ngoài gửi về Việt Nam, ngoài địa chỉ chi tiết chính xác bắt buộc phải ghi rõ tên nước ở dòng cuối cùng. Mã địa chỉ ghi sau tên tỉnh/thành phố, phân cách với tên tỉnh/thành phố ít nhất 1 ký tự trống. Ví dụ:

Người nhận: Nguyễn Văn A, Xóm Nà Chang, Xã Xuân Hòa, Huyện Hà Quảng, Tỉnh Cao Bằng 274623, Việt Nam

Người nhận: Trần Văn B, Số 15, Ngõ 47, Phố Nguyên Hồng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội 117082, Việt Nam

Đối với các bưu gửi có ô dành riêng cho mã bưu chính, ghi rõ mã bưu chính của người nhận theo quy định trong đó mỗi ô chỉ ghi một địa chỉ số; số phải ghi rõ ràng dễ đọc, không gạch xóa. Ví dụ:

 ./.