Khách hàng VietinBank đã có thể gửi chứng từ qua email, fax, Internet

(ICTPress) - Sau hơn 5 tháng triển khai, dự án “Cung cấp và triển khai giải pháp phần mềm quản lý nội dung (Enterprise Content Management - ECM)” cho Ngân hàng Vietinbank đã được Ngân hàng Vietinbank, Công ty Cổ phần Dịch vụ Công nghệ Tin học HPT (công ty HPT), hãng EMC và công ty Verinon chính thức khởi động đã thông báo triển khai thành công.

Hệ thống ECM giúp VietinBank tự động hóa công tác quản lý tập trung hệ thống tài liệu điện tử của các chi nhánh trên toàn quốc, nâng cao hiệu quả và sử dụng tài nguyên trên toàn hệ thống, đặc biệt, mang lại sự tăng trưởng kinh tế toàn diện cho Ngân hàng VietinBank.

Đại diện các bên trong bộ phận trực tiếp tham gia triển khai dự án EMC tại Vietinbank

Hệ thống ECM gồm giải pháp Documentum và Captiva của hãng EMC với khả năng điện tử hóa, tự động hóa các quy trình xử lý hồ sơ. Giải pháp này cho phép tích hợp ECM với các hệ thống khác (bao gồm eDocman, Icdoc và LOS) có khả năng quản lý tài liệu điện tử tập trung để nâng cao hiệu quả và sử dụng tài nguyên trên toàn hệ thống, giảm thời gian luân chuyển chứng từ đối với các quy trình nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian lập, chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ, chứng từ trong giao dịch với ngân hàng, từ đó giảm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra, giải pháp ECM còn hỗ trợ chuẩn hóa các tài liệu đầu vào và cập nhật quản lý hồ sơ, quản lý quy trình luồng công việc, nghiệp vụ liên quan đến dữ liệu phi cấu trúc, đa dạng hóa hình thức lập hồ sơ, chứng từ. Khách hàng có thể gửi chứng từ qua email, fax, Internet hoặc gửi trực tiếp tại Chi nhánh. Bên cạnh đó, ECM còn có chức năng chống giả mạo tài liệu, giúp giảm thiểu rủi ro và dễ dàng phục hồi sau thảm họa…

Tổng Giám đốc Công ty HPT Đinh Hà Duy Linh, đại diện một trong những nhà cung cấp Giải pháp ECM, cho biết: “Chúng tôi rất vinh dự là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý nội dung cho Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam trong thời gian qua. Đây cũng là giải pháp đầu tiên được triển khai tại Việt Nam, do đó đội ngũ chuyên gia HPT bằng những kinh nghiệm và năng lực của mình đã phối hợp chặt chẽ cùng với nhóm triển khai giải pháp ECM của VietinBank, Verinon và EMC để đạt được mục tiêu cao nhất của dự án”.

Sau hơn 5 tháng triển khai, dự án đã có kết quả tốt, điển hình là việc tổ chức, lưu trữ, khai thác và quản lý tài liệu điện tử một cách tập trung, tối ưu hóa đường truyền trên toàn bộ hệ thống VietinBank. Người dùng ở bất kỳ đâu trong hệ thống VietinBank đều dễ dàng tìm kiếm thông tin tài liệu tập trung trên kho ECM trong phạm vi cho phép. Những thành công của dự án đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong công tác quản lý thông tin của Ngân hàng VietinBank.

Trao đổi về những khó khăn trong quản lý dữ liệu hiện nay, ông Nguyễn Đức Toàn, Giám đốc EMC Việt Nam, khẳng định: “Một trong những thách thức lớn của việc số hóa, tự động hóa và loai bỏ giấy tờ trong quy trình nghiệp vụ, đặc biệt là làm sao quản lý và khai thác các dữ liệu phi cấu trúc (các hồ sơ giấy tờ sau khi được số hóa dưới dạng ảnh). Các dữ liệu phi cấu trúc có dung lượng lớn và tăng trưởng nhanh chóng, thường là 30 - 50% mỗi năm. Dự kiến đến năm 2015 thì 80% dữ liệu tại các tổ chức, doanh nghiệp là các dữ liệu phi cấu trúc. Do vậy việc xây dựng một kho dữ liệu ECM là điều mà các tổ chức, doanh nghiệp cần tính đến trong quá trình tin học hóa. Giải pháp Documentum của EMC được phát triển hơn 20 năm qua và khẳng định vị trí dẫn đầu thế giới trong giải pháp kho dữ liệu ECM”.

Một đặc thù của giải pháp ECM là đòi hỏi việc tích hợp sâu vào các ứng dụng cũng như quy trình nghiệp vụ. Các kho dữ liệu quản lý theo giải pháp riêng của EMC có khả năng tự động hóa các hoạt động đa chức năng, đẩy nhanh sự cộng tác và xử lý dữ liệu trên toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, giải pháp này hỗ trợ việc tìm kiếm tài liệu và thư mục ở mọi khía cạnh như ngày tháng, các chỉ số index và các tham số chung cũng như tìm nguyên văn bản “full text search” trên ảnh và các tài liệu điện tử. Với việc tích hợp liên kết với các hệ thống kế thừa và các ứng dụng chuyên ngành như GIS, CRM, ERP ..., giải pháp ECM của EMC cho phép người dùng truy cập thông tin theo nhiều cách thức và trong môi trường mà họ thấy thoải mái nhất và các ứng dụng chuyên ngành như GIS, CRM, ERP..., giải pháp ECM của EMC cho phép người dùng truy cập thông tin theo nhiều cách thức và trong môi trường mà họ thấy thoải mái nhất.

Giải pháp này đã được triển khai trên mạng lưới của Vietinbank, bao gồm trụ sở chính, 1 sở giao dịch, hơn 150 chi nhánh trên toàn quốc. Đánh giá về hiệu quả do hệ thống quản lý dữ liệu mới mang lại, ông Phạm Anh Tuấn, Phó Tổng Giám đốc VietinBank, cho biết: “Dự án ECM triển khai thành công đã tạo nên một nền tảng dữ liệu mạnh, thống nhất cho toàn bộ hệ thống VietinBank. Hệ thống này góp phần vào việc gia tăng hiệu quả và chất lượng lưu trữ, chia sẻ, xử lý thông tin, chuyên nghiệp hóa các quy trình tác nghiệp phục vụ khách hàng, nâng cao uy tín của VietinBank đối với các khách hàng, nhà đầu tư và tổ chức quốc tế. Chúng tôi tự hào khi VietinBank là ngân hàng đầu tiên, tiên phong đầu tư và ứng dụng giải pháp Phần mềm quản lý nội dung ECM một cách đồng bộ và bài bản”.

Từ thời điểm này, hệ thống của VietinBank sẽ giúp người dùng muốn thu thập, quản lý, kiểm soát, xử lý và lưu trữ các chứng từ, nội dung trong toàn hệ thống ngân hàng một cách dễ dàng, đơn giản hơn. Triển khai thành công dự án ECM cũng góp phần đưa VietinBank đến nhanh hơn với mục tiêu tăng năng suất lao động của cán bộ nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh tế toàn diện cho ngân hàng này.

Mạnh Vỹ