Ba lời khuyên công nghệ để phát triển trong tương lai làm việc từ xa

Bất kể tình tình tương lai ra sao, phương pháp làm việc từ xa sẽ tiếp tục được duy trì. Khi nhiều quốc gia đang đối mặt với việc tỉ lệ tiêm chủng không đồng đều và sự xuất hiện của các biến chủng mới, cuộc chiến chống COVID-19 đang vô cùng căng thẳng.

Ngay cả khi các doanh nghiệp tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương và Nhật Bản (APJ) xoay vòng giữa làm việc tại nhà và văn phòng, cách thức chúng ta làm việc đã thay đổi mãi mãi. Làm việc kết hợp (hybrid work) chính là thực tiễn mới!

Trên thực tế, những nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp, không cho rằng việc từ xa là tương lai, cần phải thay đổi suy nghĩ. Khi đại dịch toàn cầu vừa mới xuất hiện, nhiều doanh nghiệp đã tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên chuyển đổi dễ dàng sang làm việc tại nhà để hạn chế sự gián đoạn trong việc kinh doanh. Vào thời điểm đó, các chủ doanh nghiệp thường tìm kiếm các giải pháp tức thì như mua hội thoại truyền hình, phần mềm làm việc nhóm hay điều chỉnh các chính sách cơ bản để thích ứng với phương pháp làm việc linh động. Tuy vậy, vào thời điểm hiện tại tâm lý :sai ở đâu, sửa ở đó” cần được thay đổi, các chủ doanh nghiệp phải tiếp cận phương pháp làm việc từ xa với một tư duy chiến lược dài hạn.

Công nghệ chính là nền tảng mang đến sự thành công và bền vững cho chiến lược làm việc từ xa. Về mặt tích cực, hơn 50% nhân viên tại khu vực APJ cảm thấy các chủ doanh nghiệp đang làm mọi thứ trong khả năng để cung cấp những nguồn lực công nghệ cần thiết để làm việc từ xa, theo Bảng chỉ số  Sẵn sàng Làm việc Từ xa của Dell Technologies.

Tuy vậy, các nhân viên tiếp tục gặp phải những vấn đề về công nghệ khi làm việc từ xa. Ba vấn đề nổi bật nhất bao gồm: đường truyền mạng không ổn định, khả năng truy xuất hạn chế đến các tài nguyên nội bộ của công ty, và thiếu các công cụ hỗ trợ năng suất làm việc, điều này cũng có thể dẫn đến những nguy cơ về bảo mật.

Với những khoản đầu tư vào công nghệ phục vụ cho làm việc từ xa dài hạn, các doanh nghiệp cần phải đưa ra quyết định đúng đắn ngay từ ban đầu. Sau khi làm việc với nhiều khách hàng và đối tác để hỗ trợ giúp chuyển đổi sang làm việc kết hợp (cũng như thông qua kinh nghiệm của chính Dell Technologies), chúng tôi rút ra được ba khoản đầu tư nền tảng về công nghệ mà các doanh nghiệp cần phải lần lượt thực hiện để phát triển trong môi trường làm việc từ xa.

Lời khuyên #1: Hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc tốt hơn bằng cách cung cấp các công cụ hỗ trợ phù hợp

Hỗ trợ nhân viên bằng công nghệ và các công cụ phù hợp là một trong những bước vô cùng quan trọng. Từ góc nhìn của nhân viên, các công cụ làm việc là một nhu cầu cơ bản phục vụ cho làm việc từ xa. Nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra trong số 7.192 người tham gia khảo sát từ bảy thị trường trong khu vực APJ, có đến 39% chỉ ra rằng các công cụ và vật dụng hỗ trợ làm việc từ phía công ty cấp là nguồn lực công nghệ hàng đầu mà nhân viên cần để làm việc từ xa.

Trường hợp nhân viên không được doanh nghiệp cấp những thiết bị hỗ trợ làm việc cần thiết có thể dẫn đến hai hệ quả chính. Đầu tiên, việc này có thể làm giảm hiệu suất làm việc, gia tăng căng thẳng của nhân viên, khi họ cảm thấy mình không được hỗ trợ để làm việc hiệu quả từ xa. Về dài hạn, vấn đề này có thể gây ảnh hưởng đến tinh thần của đội ngũ nhân viên, tỉ lệ giữ chân khách hàng và hiệu quả kinh doanh.

Hệ quả thứ hai và nghiêm trọng hơn, khi không có những công cụ làm việc phù hợp có thể dẫn đến việc nhân viên quyết định tải các tài liệu của công ty về các thiết bị cá nhân để làm việc hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến vấn đề lộ dữ liệu và “xử lý kép” hoặc trùng lặp dữ liệu trên các nền tảng. Đối với các tổ chức, họ gặp phải những khó khăn trong việc theo dõi, quản lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm đã được lưu trữ tại các điểm cuối hoặc những thiết bị của nhân viên.

Lời khuyên của tôi đến các nhà quản lý doanh nghiệp là hãy ưu tiên trải nghiệm của nhân viên khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp, bằng cách đầu tư vào những nguồn lực công nghệ chất lượng - từ laptop, màn hình cho đến các thiết bị ngoại vi – để hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả và bảo mật.

Lời khuyên #2: Thiết lập doanh nghiệp với cơ sở hạ tầng CNTT tân tiến để phục vụ làm việc kết hợp

Một mô hình làm việc kết hợp dàn hạn cần được thiết kế như một văn phòng kỹ thuật số “sẵn-sàng-cho-mọi-thứ”. Điều này đồng nghĩa với việc dù nhân viên làm việc ở nhà hay văn phòng, các doanh nghiệp nên sẵn sàng để mang đến trải nghiệm làm việc xuyên suốt và khả năng quản lý nguồn lực CNTT từ bất kỳ đâu.

Một khoản đầu tư chủ chốt vào công nghệ điện toán đám mây có thể giúp đạt được điều này. Hạ tầng điện toán đám mây mang đến khả năng truy xuất các tài nguyên của công ty mượt mà hơn, cũng như khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí. Với sự bùng nổ của mô hình làm việc kết hợp, việc ứng dụng công nghệ điện toán đám mây đang ngày càng tăng – Gartner dự đoán khoản chi của người dùng cuối dành cho các dịch vụ đám mây công cộng sẽ tăng trưởng 26,7% trong 2021, khi các Giám đốc Công nghệ Thông tin (CIO) và những nhà quản lý CNTT tiếp tục ưu tiên những ứng dụng chạy trên đám mây như phần mềm như một dịch vụ (Software as a service, SaaS).

Khi khởi đầu, các doanh nghiệp đang dịch chuyển sang đám mây có thể cân nhắc bắt đầu với một mô hình cơ sở hạ tầng điện toán đám mây lai – loại mô hình kết hợp đám mây công cộng, riêng và điểm biên để hỗ trợ các ứng dụng truyền thông và thế hệ mới.

Đúc kết từ những kinh nghiệm của chính chúng tôi trong việc mở khóa khả năng làm việc từ xa cho các nhân viên trên toàn cầu, Dell Technologies đã xây dựng một môi trường đa đám mây, đồng thời thiết lập những đổi mới về ảo hóa, cho phép hạ tầng điện toán đám mây của chúng tôi chạy những gì các nhân viên truy xuất từ xa với tốc độ nhanh hơn, đồng thời không phải tăng số lượng nhân viên CNTT. Các giải pháp như Unified Workspace của Dell Technologies cũng cho phép đội ngũ CNTT triển khai, bảo mật, quản lý và hỗ trợ những thiết bị thuộc sở hữu của doanh nghiệp thông qua đám mây.

Lời khuyên #3: Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bằng các giải pháp bảo mật đầu cuối

Một yếu tố nhất định phải có đối với các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc kết hợp chính là một chiến lược bảo mật và bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ. Tôi không thể nói hết tầm quan trọng của việc này. Do làm việc từ xa khiến dữ liệu được phân phối đến nhiều địa điểm, như các trung tâm dữ liệu, nhiều trang làm việc khác nhau và các môi trường đám mây lai, cũng như đa đám mây, vì vậy, một chiến lược bảo vệ toàn diện – kết hợp những phương pháp bảo vệ dữ liệu đã được chứng thực và hiện đại – là vô cùng cần thiết.

Bảng chỉ số Sẵn sàng Làm việc Từ xa của Dell Technologies phát hiện ra rằng tại khu vực APJ, gần 1 trong 3 (28%) nhân viên phải sử dụng những công cụ hoặc thiết bị cá nhân để phục vụ cho công việc. Việc này làm gia tăng một lượng lớn dữ liệu mật được lưu trữ trên các bị thiết cá nhân hoặc các thiết bị đầu cuối. Để quản lý an toàn lượng dữ liệu vô cùng lớn đang được tạo ra tại vùng điểm, các doanh nghiệp cần phải ngăn chặn, phát hiện và đối phó với các mối đe dọa bất cứ nơi nào chúng xảy ra.

Một nghiên cứu toàn cầu mới do Dell Technologies ủy quyền cho Forrester Consulting thực hiện cho thấy 55% các doanh nghiệp tại APJ thực hiện các giải pháp khẩn cấp để giữ dữ liệu an toàn bên ngoài mạng lưới của công ty khi mọi người tiếp tục làm việc từ xa. Nhưng thay vì phản ứng bị động, tôi khuyến nghị các doanh nghiệp đầu tư vào cơ sở hạ tầng an toàn an ninh mạng linh động, có thể mở rộng và có thể quản lý, đồng thời đảm bảo ngăn chặn chủ động các mối đe dọa bảo mật và mất dữ liệu thông qua AI, máy học (machine learning) và dễ dàng thực hiện phát hiện hành vi tại thiết bị đầu cuối.

Đón nhận văn phòng kết nối

Với những khoản đầu tư hợp lý vào công nghệ, các doanh nghiệp sẽ có được vị thế thuận lợi trong việc chuyển đổi mượt mà giữa làm việc tại nhà và làm việc tại văn phòng với mà không gây ảnh hưởng quá lớn đến hoạt động kinh doanh.

Tại Dell Technologies, chúng tôi có Connected Workplace, chương trình được sáng tạo để cung cấp một môi trường làm việc linh động cho đội ngũ nhân viên trên toàn cầu, và chúng tôi đã phát triển mạnh mẽ trong môi trường này. Thông qua những kinh nghiệm làm việc linh động trong một thập kỷ, chúng tôi đã nhanh chóng giúp 90% nhân viên trên toàn cầu có thể làm việc từ xa chỉ trong một tuần – vào thời điểm ban đầu khi đại dịch bùng phát hồi tháng 3/2020.

Các tổ chức cần phải nhớ rằng thành công trong kinh doanh ngày nay không chỉ đến bằng việc cung cấp công nghệ phù hợp. Việc đầu tư nâng cao kỹ năng kỹ thuật số và phúc lợi của nhân viên cũng cần thiết không kém, bởi họ đối mặt với những khó khăn khác khi làm việc tại gia, như lằn ranh mờ nhạt giữa làm việc và cuộc sống riêng. Sự thành công của một văn phòng kết nối phụ thuộc rất lớn vào khả năng của một doanh nghiệp trong việc đón nhận văn hóa linh động và hỗ trợ bằng hạ tầng công nghệ phù hợp, để thực hiện đổi mới và một môi trường làm việc từ xa hiệu quả.